Comment faire un budget prévisionnel d’un projet ?

Il n’est pas toujours facile d’établir un budget pour votre projet. Il y a des dépenses évidentes, comme les salaires et les matériaux, mais qu’en est-il des coûts moins évidents, comme le coût de l’embauche d’entrepreneurs ou de consultants ? Comment comptabilisez-vous votre temps et vos ressources ? Combien pouvez-vous raisonnablement espérer dépenser pour les livres, les accessoires, les costumes, la nourriture et autres détails ? C’est également un défi parce que les différents types de projets ont des besoins comptables très différents. Par exemple, si vous travaillez sur un film indépendant pour lequel vous envisagez de faire appel à des distributeurs ou des investisseurs potentiels, il est important de penser à des choses comme l’assurance production, les droits résiduels de la SAG et les règles syndicales. Si vous écrivez un livre ou un article dans le cadre de votre projet de recherche, il est fort probable que vous n’aurez pas à tenir compte de ces détails. Selon le type et la portée de votre projet, il existe plusieurs façons d’aborder la budgétisation. Voici cinq étapes clés pour créer un budget pour votre projet :

Décidez de votre base comptable

La première étape de la création d’un budget consiste à décider de la base comptable que vous allez utiliser. Il existe trois options : la comptabilité de caisse, la comptabilité d’exercice ou la comptabilité hybride. Le type de projet sur lequel vous travaillez vous aidera à décider laquelle est la meilleure pour vous. Si votre projet doit se terminer dans un court laps de temps, la comptabilité de caisse est le meilleur choix. Cette méthode convient également aux petits projets qui disposent d’un petit budget et dont la durée de vie comptable est très courte, voire nulle, ou pour lesquels vous n’aurez pas besoin de suivre les dépenses et les recettes.

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Si vous prévoyez que votre projet durera plus de quelques mois, la comptabilité d’exercice est généralement recommandée. Avec la comptabilité d’exercice, vous suivez les dépenses et les recettes du projet au fur et à mesure qu’elles sont engagées, et non pas lorsque l’argent est dépensé ou reçu. La comptabilité d’exercice est utilisée pour les projets dont la durée de vie comptable est supérieure à un an. La comptabilité hybride est utilisée lorsqu’il est prévu que le projet dure plus d’un an, mais que les revenus seront générés au cours de la première année du projet. Il s’agit d’une situation peu courante, mais qui peut s’avérer pertinente dans le cas d’un projet de recherche universitaire où vous recevez des subventions au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Déterminer le nombre total d’heures travaillées

L’étape suivante de la création d’un budget pour votre projet consiste à déterminer le nombre d’heures que vous allez y consacrer. Si vous n’avez jamais créé de budget auparavant, ce processus peut s’avérer quelque peu difficile.

Si vous travaillez sur un projet qui nécessite l’écriture d’un livre, par exemple, vous pouvez commencer par examiner le temps moyen nécessaire à des auteurs expérimentés pour écrire un livre de votre type. Vous pouvez également demander aux écrivains de votre réseau combien de temps ils pensent qu’il leur faudra pour écrire un projet similaire. Vous pouvez également prendre en compte le temps que vous devez consacrer au projet en dehors de vos heures de travail habituelles.

Si vous écrivez un livre, par exemple, vous devrez peut-être consacrer du temps à la recherche, à la participation à des conférences ou à la mise en réseau avec d’autres personnes dans votre domaine.

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Calculer le coût par heure de travail

Une fois que vous savez combien d’heures vous allez consacrer à votre projet, vous pouvez commencer à calculer le coût par heure de travail. Ce calcul peut être simple, comme le coût horaire de l’écriture d’un livre, ou nécessiter des estimations, comme le coût horaire de la participation à une conférence. Vous devrez peut-être aussi tenir compte du coût des ressources nécessaires à votre projet, comme le coût horaire du logiciel dont vous avez besoin pour l’analyse des données.

Le coût horaire de votre travail ne doit pas nécessairement être un chiffre exact. Vous pouvez fournir une fourchette qui constitue une estimation raisonnable.

Estimer les matériaux et les fournitures

Une fois que vous connaissez le nombre d’heures que vous allez consacrer au projet et le coût horaire de votre travail, l’étape suivante de la création d’un budget pour votre projet consiste à estimer les matériaux et les fournitures dont vous aurez besoin. Cela peut être un peu difficile, surtout si vous travaillez sur un projet créatif comme un livre ou un article. Vous pouvez commencer par examiner le budget de projets similaires que vous avez réalisés dans le passé.

Vous pouvez également essayer de réfléchir à ce que pourrait coûter une quantité moyenne de chaque ressource. Faire l’inventaire de tous les matériaux que vous avez déjà sous la main peut vous aider à estimer le coût de ce dont vous aurez besoin pour votre projet.

Additionnez les autres coûts de votre projet.

Une fois que vous avez estimé les matériaux et les fournitures dont vous aurez besoin pour votre projet, vous pouvez commencer à additionner les autres coûts de votre projet. Il peut s’agir d’engager des entrepreneurs, d’acheter des accessoires ou de louer des locaux. Vous pouvez également envisager d’inclure une ligne pour des choses comme la commercialisation de votre livre ou de votre projet lorsque vous créez un budget.

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Lorsque vous additionnez les autres coûts de votre projet, il peut être utile de créer plus d’un poste. Par exemple, si vous souhaitez inclure le marketing dans votre budget, il peut être utile de créer un poste pour le marketing en ligne et un autre pour les documents imprimés. Cela peut faciliter la gestion de votre budget au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Faites le point

Enfin, avant de commencer à établir votre budget, vous devez faire le point sur tous les coûts associés à votre projet. Il s’agit notamment des matériaux ou des fournitures que vous devez acheter, des frais facturés par les entrepreneurs et du coût des fournitures ou des équipements que vous devez louer. Vous pouvez également noter les éléments dont vous disposez gratuitement, comme le temps que vous êtes prêt à consacrer au projet ou les ressources dont vous disposez déjà. Une fois que vous aurez rassemblé toutes ces informations, il vous sera beaucoup plus facile de créer un budget réaliste pour votre projet, que vous pourrez respecter.