Les outils de gestion de projet sont conçus dans un but précis, et chaque outil s’adresse à un utilisateur différent. Par conséquent, trouver le bon logiciel de gestion de projet pour vos tâches peut sembler être une tâche écrasante. Il y a tellement d’options disponibles qu’il est difficile de savoir par où commencer. Considérez cet article comme votre guide pour sélectionner le bon outil de gestion de projet pour vous et votre équipe. Nous allons couvrir tous les tenants et aboutissants de tout ce que vous devez savoir sur les outils de gestion de projet, leurs caractéristiques et la façon dont ils peuvent vous être utiles en tant que concepteur. Utilisez cet article comme point de référence pour choisir le logiciel le mieux adapté à vos besoins.
Sommaire de l'article
Qu’est-ce qu’un outil de gestion de projet ?
Un outil de gestion de projet aide les équipes à collaborer et à organiser les tâches dans un lieu centralisé. Il s’agit d’un outil unique qui rassemble les efforts de l’ensemble de l’équipe, des parties prenantes aux concepteurs en passant par les développeurs. Ce centre unique permet de clarifier ce sur quoi chacun travaille, quels sont les résultats attendus et de gérer les attentes, car tout le monde travaille dans le même but.
Ces types de logiciels sont conçus pour être utilisés dans d’autres domaines que les projets de conception. Ils répondent donc aux besoins de différents secteurs d’activité et offrent un large éventail de caractéristiques et de fonctionnalités.
Certains de ces outils sont conçus spécifiquement pour les équipes créatives, telles que les concepteurs graphiques et Web, les concepteurs de produits, les directeurs de la création et les équipes de marketing, tandis que d’autres sont plus généraux et peuvent être utilisés dans de nombreux secteurs.
Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?
Avec l’essor du travail à distance, les outils de gestion de projet sont devenus un élément essentiel du quotidien. Les travailleurs utilisent ces outils pour organiser et gérer les projets et les tâches, tout en collaborant avec les clients et les membres de l’équipe.
Le fait de tout avoir en un seul endroit centralisé vous permet de rester facilement au courant de vos projets et de vos tâches, tout en gardant tout organisé, surtout si vous gérez plusieurs projets à la fois. Cela vous permet d’éviter de prendre du retard et de tenir vos clients informés de l’avancement de leurs projets.
En plus d’être un excellent moyen de rester organisé, les outils de gestion de projet peuvent également vous faire gagner du temps, vous apporter de la transparence et vous aider à minimiser les erreurs.
En outre, ces outils peuvent constituer un excellent moyen de travailler avec les membres de l’équipe à distance.
Types d’outils de gestion de projet
Outils de gestion des tâches
Ces outils sont conçus pour vous aider à organiser vos tâches, à créer des dates d’échéance et à suivre la progression. Parmi les exemples populaires, citons Asana, Trello et Wrike.
Outils de gestion de projet
Ces outils sont conçus pour vous aider à gérer le cycle de vie complet d’un projet, du début à la fin. Si certains de ces outils intègrent des outils de gestion des tâches, d’autres sont axés sur les projets, comme Smartsheet, Planview et Clarizen.
Outils de communication
Ces outils se concentrent sur la communication entre les membres de l’équipe et les parties prenantes. Certains de ces outils ont pour but de vous aider à collaborer sur les conceptions et les actifs.
Outils d’analyse
Ces outils sont conçus pour vous aider à suivre les efforts de votre équipe et à déterminer où vous pouvez améliorer votre processus et devenir plus efficace. Certains de ces outils sont intégrés aux outils de gestion de projet, tandis que d’autres sont des outils distincts.
Comment trouver le bon outil pour vous ?
Lorsque vous choisissez un outil de gestion de projet, il est important de considérer comment l’outil peut bénéficier à vos flux de travail et s’intégrer aux outils de votre équipe (logiciel de gestion des achats, logiciel de facturation, logiciel GMAO, logicel BIM, logiciel MES etc.). Il est également important de prendre en compte l’expérience utilisateur, l’accessibilité et l’évolutivité de l’outil.
Lorsque vous choisissez un nouvel outil, vous pouvez vous poser ces questions en équipe :
- Sur quels types de projets travaillons-nous habituellement ?
- Quels sont les besoins de communication de notre équipe ?
- Comment gérons-nous actuellement les projets ?
- Quels sont les besoins et les exigences de notre organisation ?
En posant ces questions, vous pourrez identifier les fonctionnalités dont vous avez besoin et les outils les mieux adaptés à vous et à votre équipe. Une autre option consiste à créer une liste restreinte d’outils de gestion de projet, puis à les tester.
Essayez de créer des prototypes avec les outils et voyez ceux qui correspondent le mieux à vos besoins. Une autre option consiste à faire appel à un concepteur de produits pour créer des personas pour votre équipe, puis à déterminer les outils qui s’intègrent le mieux à ces personas.
Comment tirer le meilleur parti de votre outil ?
Maintenant que vous avez choisi l’outil qui vous convient, vous devez vous assurer que vous en tirez le meilleur parti et que vous l’utilisez au maximum de son potentiel. Les conseils suivants peuvent vous y aider :
- Définissez les buts et objectifs de votre équipe. Avant d’utiliser un outil, vous devez savoir à quoi il sert, et comment il peut vous aider à atteindre les buts et objectifs de votre équipe. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde et savent comment ils peuvent bénéficier de l’outil.
- Avant d’utiliser un outil, vous devez savoir à quoi il sert et comment il peut vous aider à atteindre les buts et les objectifs de votre équipe. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde et savent comment ils peuvent bénéficier de l’outil.
- Définissez les flux de travail de votre équipe. Une fois que vous connaissez les objectifs de votre équipe, vous pouvez examiner vos flux de travail et déterminer comment l’outil peut contribuer à les améliorer.
- Une fois que vous connaissez les objectifs de votre équipe, vous pouvez examiner vos flux de travail et déterminer comment l’outil peut contribuer à les améliorer. Utilisez l’outil pour autre chose que la gestion de projet
- Bien que les outils de gestion de projet soient conçus pour cela, leurs fonctionnalités peuvent aller bien plus loin. Intégrez votre outil à d’autres outils pour étendre ses fonctionnalités et maximiser sa valeur pour votre équipe.
Conclusion
Même si les outils de gestion de projet sont devenus un élément essentiel de nos flux de travail, de nombreuses équipes ne sont toujours pas conscientes de leurs avantages et ne savent pas comment sélectionner l’outil qui leur convient. L’utilisation d’un outil de gestion de projet présente de nombreux avantages, en particulier pour les équipes de conception. Ces outils peuvent vous aider à rester organisé, à gagner du temps et à assurer la transparence tout au long du processus de conception. Choisir le bon outil de gestion de projet peut sembler une tâche ardue, tant les options sont nombreuses. Lors du choix d’un outil, il est important de considérer comment l’outil peut bénéficier à vos flux de travail et comment il peut s’intégrer à d’autres outils. Vous devez également vous assurer que vous tirez le meilleur parti de l’outil en l’utilisant pour autre chose que la gestion de projet.
