Comment évaluer le coût d’un logiciel ?

Le coût est généralement l’un des facteurs critiques lors d’une décision d’achat. Lors de l’évaluation des solutions logicielles, le coût doit être une considération primordiale. Le bon logiciel peut rendre votre entreprise plus efficace, vous faire gagner du temps et réduire vos coûts.

Cependant, un mauvais logiciel peut finir par coûter plus cher à votre entreprise sur le long terme. Il existe de nombreuses façons d’évaluer le coût d’un logiciel, et le processus peut sembler écrasant au début.

Mais en gardant quelques points clés à l’esprit, vous pouvez évaluer les logiciels de façon juste et précise. Cela vous aidera à choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise plutôt que de vous laisser influencer par une fonctionnalité ou un prix fantaisiste. Voyons comment évaluer le coût d’un logiciel afin d’en avoir le plus possible pour votre argent.

Définir les besoins de l’entreprise et évaluer les fournisseurs.

La mise en œuvre réussie d’un logiciel exige une compréhension claire des besoins uniques de votre entreprise. Commencez par documenter tout ce que vous faites manuellement dans votre entreprise.

Ensuite, déterminez ce que chaque étape du processus pourrait être réalisée plus efficacement grâce à l’automatisation. Vous n’avez peut-être pas besoin d’une entreprise entièrement automatisée, mais simplement de rationaliser quelques processus. Si c’est le cas, vous n’aurez peut-être besoin que d’une solution d’entreprise offrant une fonctionnalité spécifique à votre activité.

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Maintenant que vous avez une idée claire des besoins de votre entreprise, vous pouvez explorer les solutions logicielles disponibles. Vous pouvez commencer par consulter des annuaires sectoriels tels que Software Advice ou des sites Web de solutions d’entreprise tels que SAP ou Oracle. Vous pouvez également explorer des annuaires à vocation générale tels que G2 Crowd ou Capterra.

Estimez la durée du projet

Il n’est jamais facile d’estimer la durée d’un projet. Lorsque vous estimez le temps nécessaire à la mise en œuvre d’une solution logicielle, vous devez prendre en compte le temps nécessaire aux parties prenantes de l’entreprise pour comprendre la solution, le temps nécessaire à l’informatique pour la mettre en œuvre et le temps nécessaire aux utilisateurs finaux pour apprendre à l’utiliser.

En outre, vous devez également tenir compte du temps nécessaire à la conformité réglementaire, à la formation et aux tests. Si vous faites appel à une tierce partie pour mettre en œuvre le logiciel, vous devez également tenir compte du temps nécessaire pour sélectionner le bon partenaire et passer un contrat avec lui, obtenir le financement et négocier le contrat. Cela fait beaucoup à prendre en compte. Mais c’est pourquoi il est essentiel d’estimer la durée d’un projet avant d’acheter un logiciel.

Prévoir le coût de la formation et de l’intégration

Si vous faites appel à des consultants tiers pour mettre en œuvre le logiciel, vous devrez prendre en compte le coût de la formation. Ce point est particulièrement important si la solution est destinée à être utilisée par plusieurs services et/ou par des clients tiers. Les formateurs peuvent aider les employés à se familiariser avec la solution et les aider à devenir plus efficaces rapidement.

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Par exemple, si vous mettez en œuvre une solution de gestion de la relation client ou un logiciel GMAO et que vos employés doivent apprendre à l’utiliser, vous devrez tenir compte du temps qu’il leur faudra pour se familiariser avec la solution.

De même, si vous engagez des consultants externes pour vous aider à mettre en œuvre la solution, vous devrez également inclure le coût de la formation de ces employés. Vous devrez  aussi prendre en compte le coût de l’intégration du logiciel. Cela comprend le coût des services de conseil et des licences logicielles nécessaires pour intégrer le nouveau logiciel aux systèmes existants.

Estimer le coût de l’intégration

L’intégration d’un nouveau logiciel aux systèmes existants peut être une entreprise complexe et coûteuse. Si vous mettez en œuvre une nouvelle solution logicielle qui nécessite une intégration, vous devrez tenir compte du coût de ce travail.

Si vous intégrez un système existant, vous devrez tenir compte du coût des services de conseil et des licences logicielles nécessaires à l’intégration des deux solutions.

Si vous créez un nouveau système à partir de zéro, vous devrez tenir compte du coût de l’ingénierie logicielle et de toute licence de matériel ou de logiciel nécessaire à la création de la nouvelle solution.

Quel sera le coût de la maintenance du logiciel ?

Vous devez également tenir compte du coût de la maintenance du logiciel au fil du temps. Par exemple, vous devrez tenir compte du coût de la formation continue. Cela comprend le coût de la participation des employés à des cours de recyclage pour se tenir au courant des dernières fonctionnalités et les cours en ligne nécessaires pour apprendre de nouvelles fonctionnalités.

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La maintenance d’une solution logicielle nécessite souvent un contrat d’assistance. Si le logiciel dispose d’un plan de maintenance, vous devrez prendre en compte le coût de cette assistance. Si le logiciel n’a pas de plan de maintenance, vous devrez tenir compte du coût de l’embauche d’un tiers pour assurer le support. Cela comprendra le coût de l’embauche de ressources d’ingénierie et le coût de tout service de conseil nécessaire à la maintenance de la solution.

Conclusion

Il existe de nombreux facteurs à prendre en compte lors de l’évaluation des coûts des logiciels. Commencez par documenter les besoins de votre entreprise et par explorer les solutions logicielles disponibles, vous serez surpris de parfois trouver des logiciels gratuits comme les logiciels de facturation sans abonnement. Ensuite, estimez la durée du projet, le coût de la formation et de l’intégration, le coût de l’intégration et le coût de la maintenance du logiciel dans le temps. Grâce à ces informations, vous pourrez prendre une décision d’achat plus éclairée qui contribuera à la croissance de votre entreprise.