Les logiciels de gestion des achats ne sont pas uniquement destinés aux grandes entreprises internationales. Les petites organisations peuvent également bénéficier de la mise en œuvre d’une solution pour rationaliser les processus d’approvisionnement et réduire le traitement manuel des commandes. Cependant, tous les logiciels de gestion des achats ne se ressemblent pas. Il existe de nombreuses fonctionnalités différentes auxquelles vous devrez réfléchir avant de faire votre choix. Nous vous donnons ici quelques conseils sur les éléments à prendre en compte lors de l’achat de ce type de logiciel. Chaque organisation a ses propres exigences et nuances qui font qu’un système est plus adapté qu’un autre dans ce cas précis. En gardant ces points à l’esprit, vous pourrez affiner votre recherche et trouver le produit qui convient à votre entreprise.
Sommaire de l'article
Décidez d’opter pour un logiciel cloud ou sur site.
La première chose que vous devez faire est de décider si vous voulez une solution basée sur le cloud ou une solution sur site.
Choisir un logiciel de gestion des achats basé dans le Cloud
Les systèmes basés sur le cloud vous permettent d’accéder au logiciel via Internet. Ils sont généralement hébergés dans le centre de données d’un fournisseur, mais vous n’avez aucun contrôle sur le matériel ou le logiciel qui alimente le système. Cela peut être avantageux si vous souhaitez utiliser un outil plus spécialisé qui n’est peut-être pas disponible sur place. Il est également plus facile d’adapter le système à la croissance de votre entreprise.
Le choix d’un système basé sur le cloud présente également certains inconvénients. Il se peut que vous n’ayez pas le contrôle total de la sécurité et que vos données se trouvent dans une autre juridiction. Les violations de données sont de plus en plus fréquentes, et il est important d’envisager ce qui se passera si votre fournisseur est piraté. Le stockage des données dans un autre lieu comporte également d’autres risques.
La plupart des solutions de gestion des achats sont maintenant basés sur le Cloud, tout comme pour un logiciel MES, un logiciel de gestion de services, un logiciel de facturation gratuit sans abonnement, un logiciel de gestion des achats ou un logiciel BIM comme le logiciel Revit.
Opter pour un logiciel de gestion des achats sur site
Les logiciels sur site vous permettent d’installer le logiciel sur votre propre serveur ou ordinateur. Vous êtes responsable de tous les aspects du logiciel, y compris le matériel, la maintenance et les mises à niveau. Ce type de système est généralement géré par une petite entreprise ou un particulier qui peut adapter le logiciel à vos besoins. Ils facilitent également le contrôle de vos données et vous n’avez pas à vous soucier de leur sécurité (ou du moins, moins que si vous utilisiez un logiciel de gestion des achats basé dans le Cloud).
Définissez vos besoins : quelles fonctionnalités sont nécessaires à votre logiciel de gestion des achats ?
L’une des choses les plus importantes lors du choix d’un nouveau logiciel d’approvisionnement est d’examiner attentivement vos besoins. Que devez-vous améliorer exactement ? Qu’est-ce qui peut être automatisé ? Quels processus peuvent être simplifiés ? Il existe de nombreuses fonctionnalités différentes dans les logiciels de gestion des achats, il peut donc être difficile de savoir par où commencer. Voici quelques idées pour vous aider à réfléchir à vos besoins :
- Gestion des stocks : vous voudrez peut-être inclure des fonctionnalités de gestion des stocks pour optimiser votre chaîne d’approvisionnement.
- Gestion du flux de travail : rationalisez votre processus d’approvisionnement avec un outil de gestion du flux de travail.
- Catalogue de produits : intégrez un catalogue de produits pour faciliter la recherche des bons articles.
- Gestion des achats : surveillez les performances des fournisseurs et gagnez du temps grâce à l’automatisation des achats.
- Gestion des contrats : minimisez les risques de litiges grâce aux fonctions de gestion des contrats.
Choisissez une plate-forme en pensant à l’avenir.
Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion des achats, vous devez vous assurer qu’il s’agit d’un système capable de se développer et d’évoluer avec votre entreprise. Voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix d’une plateforme.
- Évolutivité : la plateforme peut-elle être facilement étendue pour accueillir de nouveaux utilisateurs et répondre aux besoins de l’entreprise ? Sera-t-elle capable de s’adapter à des conditions changeantes ?
- Intégration : le logiciel peut-il être intégré à d’autres systèmes de votre organisation ? Qu’en est-il des systèmes externes ?
- Expérience de l’utilisateur : quelle est l’expérience de l’utilisateur du logiciel d’approvisionnement ? Les utilisateurs pourront-ils naviguer facilement dans le système ?
Recherchez une transition et une expérience utilisateur faciles.
L’un des aspects les plus importants d’un logiciel d’approvisionnement est l’expérience utilisateur et la transition. Vous voulez que la transition de votre système actuel soit aussi facile que possible. Vous voulez que les utilisateurs puissent passer de manière transparente au nouveau système et se mettre rapidement à niveau.
Lors de la sélection d’un logiciel pour votre service des achats, recherchez des solutions qui offrent des outils d’expérience utilisateur, tels que l’intégration guidée, pour aider les utilisateurs à naviguer facilement dans le système. Un autre aspect important à prendre en compte est la transition des données. Assurez-vous que le système que vous choisissez comporte des instructions claires sur la façon de migrer les données de votre système actuel et facilite le transfert des enregistrements.
Vérifiez la fiabilité des données et la capacité d’intégration.
Le logiciel d’approvisionnement que vous choisirez sera probablement utilisé pour gérer des milliers d’articles et d’enregistrements. Il est important que les données soient fiables. Vous ne voulez pas découvrir que des informations incorrectes sont utilisées. Veillez à tester soigneusement le logiciel d’approvisionnement pour vous assurer que les données sont exactes et facilement accessibles. Lorsque vous choisissez un logiciel, recherchez un système qui a fait ses preuves en matière de précision des données.
Un autre aspect important est la capacité de données du logiciel d’approvisionnement. Vous devez vous assurer que le système peut traiter le volume de données attendu. Cela permettra de s’assurer que les données ne sont pas sauvegardées ou ralenties. Cet aspect est particulièrement important pour les organisations qui utilisent beaucoup de données.
Choisir les bons outils pour votre entreprise
Enfin, vous devez vous assurer que le logiciel d’approvisionnement que vous choisissez offre les outils disponibles dans votre organisation. Vous voulez vous assurer que la solution est compatible avec d’autres systèmes et peut s’interfacer avec eux.
Il est important de s’assurer que le logiciel d’approvisionnement que vous choisissez possède les outils qui correspondent à vos processus. Cela vous permettra de vous assurer que le système fonctionne pour vous.
Enfin, veillez à sélectionner une solution de gestion des achats adaptée à votre organisation. Vous devez trouver quelque chose qui fonctionnera pour votre entreprise et sera capable de résoudre vos problèmes.
Au-delà de la satisfaction des exigences de votre organisation, vous devez également choisir une solution de gestion des achats qui s’intégrera dans la culture et l’environnement de votre entreprise. Vous devez vous assurer que la solution est facile à utiliser et qu’elle peut être adoptée rapidement.
Acheter votre logiciel de gestion des achats avec Mon Intranet
Un logiciel de gestion des achats constitue un allié de taille pour la mise en œuvre et la gestion de la stratégie Achats au sein de votre entreprise. Il permet de satisfaire différents besoins. Afin d’optimiser le processus, Mon Intranet est une solution de gestion des achats très efficace. Son module Procure to Pay propose de nombreuses fonctionnalités pour contrôler le cycle d’achat, à savoir notamment :
- la préparation du bon de commande en ligne ;
- la validation des demandes suivant un flux défini ;
- l’envoi dématérialisé au fournisseur ;
- la réception des commandes ;
- le suivi de la livraison ;
- la gestion de la demande de paiement.
Cet outil apporte de nombreux avantages. Tout d’abord, l’automatisation des tâches jugées chronophages génère un gain de temps et de productivité notable. Cela permet aussi de supprimer les dépenser inutiles pour économiser davantage.
De plus, la digitalisation est un moyen par excellence pour améliorer la qualité des produits et des services, limiter les risques d’approvisionnement et augmenter ainsi la satisfaction client. Face à la concurrence de plus en plus rude sur le marché, une telle démarche se révèle indispensable pour accroître la compétitivité de l’entreprise. Dans cette option, Mon Intranet se caractérise par sa grande polyvalence et sa capacité à rationaliser les processus d’achat.
Conclusion
Les logiciels d’approvisionnement peuvent aider les entreprises de toutes tailles à rationaliser les processus d’approvisionnement et à réduire le traitement manuel des commandes. Il peut également aider à économiser du temps et de l’argent en permettant aux utilisateurs de gérer efficacement les relations avec les fournisseurs, d’exécuter les bons de commande et de suivre les stocks. Il existe de nombreuses fonctionnalités différentes auxquelles vous devrez penser lors de l’achat d’un logiciel de gestion des achats. Pour trouver le produit qui convient à votre entreprise, vous devrez tenir compte de facteurs tels que l’évolutivité, l’intégration et la fiabilité des données.
